Imagine a sua empresa tendo que lidar, de uma hora para outra, com novas exigências fiscais, alterações nas alíquotas e a substituição de tributos que afetam diretamente os processos internos e o sistema de gestão.  O fato é que essas mudanças não são hipotéticas, elas já estão em curso. A Reforma Tributária está avançando no Brasil e representa uma transformação profunda na legislação tributária, exigindo atenção redobrada, especialmente de empresas de pequeno e médio porte. No artigo de hoje, vamos mostrar o que realmente muda com a Reforma Tributária, quais são os impactos nos sistemas ERP e como sua empresa pode se preparar para esse novo cenário.

O que é a Reforma Tributária 2024/2025?

A Reforma Tributária 2024/2025 é um conjunto de mudanças na estrutura de tributos sobre o consumo no Brasil. Ela busca modernizar e simplificar o sistema atual, considerado um dos mais complexos do mundo. Seu principal objetivo é tornar a legislação tributária mais clara, eficiente e alinhada com os modelos internacionais. A proposta já foi aprovada e começou a ser regulamentada oficialmente em 16 de janeiro de 2025, durante a cerimônia de sanção conduzida pelo presidente Luiz Inácio Lula da Silva. A implantação das novas regras está prevista para começar em 2026, inicialmente em fase de testes, marcando o início de uma transição que vai unificar diversos tributos federais, estaduais e municipais em um modelo de Imposto sobre Valor Agregado (IVA Dual).  Essa transformação atinge diretamente empresas e sistemas de gestão, exigindo atualizações para garantir que as novas exigências sejam corretamente processadas e reportadas.

O que motivou a Reforma Tributária?

O sistema tributário brasileiro atual é extremamente fragmentado e cheio de sobreposições. A existência de diversos tributos com regras distintas gera insegurança jurídica, eleva o número de litígios e dificulta a competitividade das empresas. Isso acaba prejudicando o ambiente de negócios e inibindo o crescimento econômico sustentável. A Reforma Tributária vem para enfrentar essas distorções. Um de seus pilares é a simplificação, com a substituição dos tributos por um modelo mais uniforme e transparente. A ideia é criar um ambiente mais propício ao investimento e à geração de empregos, com mais justiça fiscal e menos burocracia.

Quais tributos serão substituídos ou unificados?

A mudança mais impactante da Reforma Tributária é a extinção de cinco tributos que hoje complicam a rotina fiscal das empresas:

• PIS (Programa de Integração Social)
• Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social)
• IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados)
• ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços)
• ISS (Imposto Sobre Serviços)

Eles serão substituídos por dois novos impostos: a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de competência federal, e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), administrado por estados e municípios. Juntos, esses tributos formam o modelo de IVA Dual, amplamente utilizado em economias desenvolvidas. Outra novidade é o Imposto Seletivo, que terá caráter regulatório e será aplicado a produtos considerados prejudiciais à saúde e ao meio ambiente. Com essas mudanças, a expectativa é reduzir conflitos entre entes federativos, simplificar a legislação tributária e padronizar regras, bases de cálculo e obrigações acessórias. Para mais detalhes técnicos, é possível consultar diretamente o site oficial do Ministério da Fazenda.

Impactos diretos da reforma tributária no ERP

As mudanças trazidas pela Reforma Tributária terão reflexos imediatos nos sistemas de gestão empresarial. Novos tributos, regras de apuração, layouts exigidos e atualizações constantes exigem que os ERPs estejam preparados para responder com rapidez e precisão. Veja a seguir alguns dos principais pontos de atenção.

Adequações obrigatórias nos sistemas de gestão

Com a substituição de tributos e a adoção de novas alíquotas, os ERPs precisarão ser atualizados para permitir a correta apuração e escrituração. Isso inclui o mapeamento das operações, atualização de cadastros e revisões nos cálculos fiscais automatizados. Um ERP desatualizado pode levar ao descumprimento da nova legislação tributária. Outro ponto crítico será a integração com os sistemas das secretarias fazendárias. O modelo de IVA Dual exigirá o envio de dados mais detalhados e em novos formatos. Os sistemas precisarão se adequar rapidamente aos impactos da legislação, implementando novos layouts e formatos de apuração, além de adequações na comunicação com a Receita Federal e os fiscos estaduais e municipais.

Impacto na escrituração e nos relatórios fiscais

A escrituração contábil e fiscal será impactada profundamente. A extinção de tributos como ICMS e PIS exige que os relatórios sejam reconstruídos com base nas novas exigências da CBS e do IBS. Isso afeta tanto a emissão de documentos fiscais quanto o controle de créditos tributários. Além disso, as mudanças nas alíquotas e regras de crédito tributário exigirão que o ERP seja capaz de recalcular tributos automaticamente com base nas novas regras. Um sistema inflexível pode representar um risco real de multas e retrabalho para as equipes contábil e fiscal.

Necessidade de reconfiguração de regras tributárias

Será necessário reestruturar os cadastros de produtos e serviços com base nas novas classificações exigidas pelos tributos unificados. Categorias de tributação específicas precisarão ser reconfiguradas e mapeadas dentro do ERP, respeitando as características do novo sistema. A gestão de regras tributárias também deve ser revista: empresas precisarão lidar com novas exceções, regimes especiais e regras de substituição tributária, agora sob outro formato. Um ERP preparado para lidar com essa flexibilidade fará toda a diferença.

Como o ERP auxilia na adaptação às novas regras tributárias

Diante de tantas mudanças, contar com um sistema de gestão preparado se torna fundamental. O ERP passa a ser não apenas uma ferramenta operacional, mas estratégica. Ele ajuda a evitar riscos e garante o cumprimento da legislação tributária. Confira agora como isso acontece na prática.

• Automatização do cálculo e apuração de tributos

A automatização do cálculo de tributos evita erros humanos e garante maior agilidade. O ERP faz a apuração com base nas novas regras de forma automática, considerando alíquotas padrão e regimes diferenciados previstos na Reforma Tributária. Isso representa um ganho em produtividade e precisão. Essa automação também facilita o acompanhamento em tempo real das obrigações tributárias da empresa. A visibilidade dos dados fiscais permite tomar decisões rápidas, baseadas em informações corretas e consistentes.

• Geração de arquivos no novo layout exigido pelo Fisco

A nova legislação tributária define formatos e arquivos específicos para cumprimento das obrigações digitais. Um bom ERP garante a geração correta de arquivos SPED, EFD, ECF, entre outros, nos layouts exigidos, evitando retrabalho e riscos de autuação. Além disso, com um ERP 100% web, é possível acessar as informações de qualquer lugar, facilitando a atuação de equipes externas ou terceirizadas, como escritórios contábeis. Essa flexibilidade aumenta a produtividade sem comprometer a segurança.

Benefícios de um ERP 100% web

Mais do que oferecer mobilidade, um ERP em nuvem permite atualizações rápidas sempre que novas regras surgirem, sem necessidade de instalação local. Isso acelera a adequação às normas e reduz custos de manutenção. Outro ponto importante é a escalabilidade. Um ERP 100% web se adapta com facilidade ao crescimento da empresa, permitindo que diferentes unidades ou filiais compartilhem informações em tempo real, com segurança e consistência.  Essa flexibilidade é essencial em cenários de mudanças constantes, como o da Reforma Tributária, em que ajustes fiscais e operacionais precisam ser aplicados de forma integrada e ágil em toda a operação.

• Controle integrado de movimentações fiscais e contábeis

O controle centralizado permite que toda movimentação, desde a entrada de uma nota fiscal até o lançamento contábil, esteja integrada e documentada, melhorando a auditoria interna e facilitando a prestação de contas ao Fisco. Esse tipo de controle também permite identificar inconsistências com rapidez, evitando erros recorrentes e impactos na operação e na conformidade legal. Com dados conectados, o ERP atua como uma ponte segura entre o negócio e o governo.

Exemplos de empresas adaptando seus ERPs à Reforma Tributária

Um exemplo de empresa que está se antecipando aos desafios trazidos pela Reforma Tributária é a Metachem, distribuidora de produtos químicos com atuação nacional e internacional.  Segundo o analista contábil Vitor Carvalho, “As exigências fiscais e legais são intensas e precisamos ser ágeis para estar em dia com as nossas obrigações”. Com o ERP desenvolvido pela ABC71, a empresa automatizou rotinas, reduzindo o trabalho manual e aumentando a produtividade, o que é essencial para adaptar-se rapidamente às novas regras tributárias, como a unificação dos tributos e as mudanças nos layouts fiscais. Antes da implantação, a Metachem enfrentava dificuldades devido a sistemas independentes e falta de integração, o que causava atrasos e inconsistências nos dados fiscais. A implementação do ERP permitiu maior agilidade na apuração de impostos e fechamento contábil, garantindo conformidade e maior segurança no atendimento às obrigações fiscais impostas pela nova legislação.